Những chứng từ, giấy tờ cần thiết khi khái báo hải quan hàng xuất nhập khẩu

Việc nắm rõ các chứng từ, giấy tờ cần thiết khi khai báo hải quan là vô cùng quan trọng để quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là bài viết chi tiết về vấn đề này

Những chứng từ, giấy tờ cần thiết khi khai báo hải quan hàng xuất nhập khẩu

Khi tiến hành khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này sẽ giúp rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa và tránh những rắc rối không đáng có.

1. Tờ khai hải quan

Đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có trong mọi thủ tục hải quan. Tờ khai hải quan được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như: tên hàng, số lượng, giá trị, nước xuất xứ, mã HS, phương tiện vận chuyển...

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch giữa người bán và người mua. Hóa đơn này phải có đầy đủ thông tin về bên mua, bên bán, mô tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa...

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước từng kiện... Giấy tờ này giúp hải quan kiểm tra hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.

=>>Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

4. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Vận đơn thể hiện mối quan hệ giữa người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng.

5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ để xác nhận nguồn gốc của hàng hóa. Giấy tờ này thường được yêu cầu trong các hiệp định thương mại ưu đãi.

6. Các giấy tờ khác (nếu có)

Tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định của từng quốc gia, có thể yêu cầu thêm các giấy tờ khác như:

• Giấy phép nhập khẩu: Đối với những mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt.

• Giấy chứng nhận chất lượng: Đối với các sản phẩm yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng nhất định.

• Giấy chứng nhận kiểm dịch: Đối với hàng hóa nông sản, thực phẩm.

• Hóa đơn chiếu lệ: Dùng để xác nhận giá trị hàng hóa trước khi mở thư tín dụng.

7. Lưu ý quan trọng

• Thông tin chính xác: Tất cả các thông tin trên chứng từ phải chính xác và thống nhất.

• Số lượng bản sao: Số lượng bản sao của mỗi loại chứng từ sẽ khác nhau tùy theo yêu cầu của hải quan.

• Ngôn ngữ: Các chứng từ thường được yêu cầu bằng tiếng Anh hoặc tiếng của nước nhập khẩu.

• Thời hạn hiệu lực: Một số giấy tờ có thời hạn hiệu lực nhất định.

• Kê khai điện tử: Ngày nay, nhiều nước đã áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử, giúp rút ngắn thời gian thông quan.

8. Vai trò của người làm thủ tục hải quan

Người làm thủ tục hải quan có vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan và giải quyết các vấn đề phát sinh. Họ cần có kiến thức sâu rộng về quy định hải quan, kinh nghiệm thực tế và khả năng giao tiếp tốt.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ, giấy tờ khi khai báo hải quan là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định của hải quan và hợp tác với các công ty dịch vụ logistics để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.